“Dijital dönüşüm yönetim ve insan meselesidir”

Dijital dönüşümün odak noktasının teknoloji değil, yönetim ve insan meselesi olduğunu söyleyen Dijital Gelişim Teknolojileri Yönetim Kurulu Başkanı Burak Dülge, “Çalışanlarınızı, kanallarınızı ve müşterilerinizi dinlemediğiniz, onların aktif olarak sürece katılmadığı bir dijital dönüşüm süreci başarısızlığa mahkum olacaktır” dedi.

İçinde bulunduğumuz günlerde dünyadaki çoğu alışkanlık ve iş yapış şekli büyük bir dönüşüm geçiriyor. Dijital dönüşümün işleri iyileştirmenin ötesinde adeta bir hayatta kalma mücadelesine dönüştüğünü söyleyen Dijital Gelişim Teknolojileri Yönetim Kurulu Başkanı Burak Dülge, “Dijital dönüşüm” ile ilgili gerçekleştirdiği anket ile ilgili: “Cevaplardan sonra özellikle sigorta sektörü açısından ama genel olarak tüm sektörler için dijital dönüşüm ile ilgili bakış açısının değiştirilme zamanı geldiğini düşünüyorum. İçinde bulunduğumuz günler her açıdan tüm alışkanlıkların ve iş yapış şeklinin değiştiği farklı bir zaman. Aynı zamanda herkesin bahsettiği gibi dijitalleşmenin fazlasıyla önemli hale geldiği, sözde ‘Evet mutlaka dijitalleşmeliyiz!’ noktasından uygulamaya mecburen geçildiği bir dönem. Artık orta veya uzun vadede daha iyisini başarmak için değil, hayatta kalmak için dijital dönüşümü başarmak zorundayız” dedi.

DİJİTAL DÖNÜŞÜMÜN SORUMLULUĞU KİMDE?

Dülge, “Dijital dönüşümün ana sorumluluğunun üst yönetimde olduğu düşünülüyor. Birçok firmada ikincil sorumluluk teknoloji birimlerinde görülüyor. İş birimlerinin sorumluluğu ise en sonda geliyordu. Üst düzeyin dijital dönüşüm gibi bir çok ağır ve kapsamlı başlıkla başa çıkma zorunluluğu düşünüldüğünde bu konuya 100% odaklanması beklemek hem hayalci bir yaklaşım hem de haksızlık olur. Günümüzde teknoloji birimlerindeki ekiplerin çok daha yetkin ve farklı disiplinlerden geldiğini görsek dahi, işi yapanın yaratacağı tecrübenin dahil edildiği ve hatta liderliğini üstlendiği her proje daha doğru çıktılar üretecektir. Sorumluluğu asıl taşıyanlar iş birimleri olmalıdır” diye konuştu.

Öncelikli olarak iş birimlerinin teknolojiyi talep edebilir hale getirmesi gerektiğinin altını çizen Dülge, “Bunun için teknoloji bilgilerinin geliştirilmesi ve mevcutta yürütülmekte olan çalışma şeklinin teknoloji ile nasıl daha verimli, başarılı ve etkili hale getirileceğini anlayacak şekilde geliştirilmesi gerekmektedir. Burada tüm genele yayılan “Dijital Kültür” çalışması yapılabilir. İçinde karşılıklı iletişim ve sinerji çalışmalarından, teknoloji yetkinliklerinin artırılmasına kadar kapsamlı bir çalışma olarak planlanabilir. Teknolojinin talep edilebilmesi için konuyla ilgili bilgi sahibi olunması şarttır, zira insanlar bilmediği bir şeyi talep edemez, kullanması istendiğinde de bu işi sahiplenmesi, şekillendirmesi veya iş yapış şekline adapte edilmesi mümkün olmayacaktır” şeklinde konuştu. Daha hızlı çözüm üretilmesi gereken konular için bir “Dijital Takım” kurulmasının önemli fayda sağlayacağını aktaran Dülge, “Bu ekibin iş birimleri ağırlıklı olacağı ve üst düzey yöneticilerden daha farklı kişilerin tercih edilebileceğini de göz önünde bulundurmak lazım. Genelde dijital dönüşüm projeleri orta ve üst düzey yöneticiler tarafından yönetilmekte ve bu liderlik ile sonuca ulaşılmaya çalışılmaktadır. Ancak bu düzeydeki yöneticilerin iş yoğunlukları ve odak kayıpları yüksek düzeyde olabilmektedir. Ayrıca yönetici ne kadar işe hakim olsa da kurumlar büyüdükçe günlük detaylardan uzaklaşmaları kaçınılmazdır. Bu nedenle yönetim seviyesinden farklı olarak orta seviye ve bir altı seviyeden oluşturulacak bir grubun dijital dönüşüm sorumluluğunu alması çok farklı faydaları beraberinde getirebilir. Burada dijitalleşme ile ilgili bilgisi olmasından çok, bu işe inanması ve ilgisinin olması önemlidir. Kurulan ekibin mümkün olan tüm fonksiyonları temsil etmesine özen gösterilir” açıklamalarında bulundu.

‘ÜST YÖNETİMİN TEŞVİKİNE İHTİYAÇ DUYULUYOR’

Dülge, “Dijital takımın oluşturulması başlangıç aşamasında üst yönetimin teşvikine ihtiyaç duyacaktır. Beklenen çıktıların zamanlama ile aktarılması ve gerekli desteğin verileceğinin iletilmesi önemlidir. Ayrıca başta genel müdür olmak üzere, tüm üst düzeyin işin belirli kısımları ile ilgili sorumluluk (sponsorluk) almaları, genel müdürün de ana sorumlu olarak (ana sponsor) kendini ifade etmesi çalışmanın başarısı açısından elzemdir. Burada temel amaç yaratılan ekip ile tüm iş birimlerinin içinde dijital dönüşümün bayraktarlığını üstlenecek, yaratılacak projelerde temsil ettikleri birimlerin ihtiyaç ve görüşlerini iletecek bir yapı oluşturmaktır. Genelde ilk başlangıçta karşılaşılan ve sık rastlanan iki hata bulunmaktadır. Birincisi ‘mümkün olan en az mesaiyi bu işe harcayın, sabah mesaiden önce veya akşam mesaiden sonra bir araya gelin, olmazsa haftasonu bir araya gelirsiniz’ şeklindeki yaklaşımdır. Unutulmamalıdır ki, ‘şirketinizin mesai harcamaya değer görmediği bir işi, çalışanlarınız ciddiye almayacaktır’. İkinci konu ise yöneticilerin çalışmalar ile ilgili dijital takım üyelerinin, kendi yöneticisi, ilgili kişiler veya sponsoru ile periyodik olarak iletişim geçememe problemi yaşaması. İletişim kopukluğu hem ekibin üyelerine önemsiz bir iş yaptığı mesajını verecek, daha da önemlisi işlerini yapmayı engelleyecektir” dedi. Dülge, uyulması gereken yol haritasını şöyle anlattı: “Strateji ile, ihtiyaca yönelik başlıklar belirlemek, ölçülebilir ve ulaşılabilir sonuçlar hedeflemek önemli olacaktır.”

‘DOĞRU VE KAPSAMLI ANALİZ’

Proje ekipleri oluşturulduktan sonra yapılması gerekenin proje planının hazırlanması olduğunu söyleyen Dülge, “Birçok dönüşüm projesi maalesef planlanan tarih ve maliyetlerden çok daha fazlasına mal olmakta, bu durumda beklenen getirinin altında kazanımlara yol açmaktadır. Hatta bazı projeler bu sebeple iptal olmakta, bazı durumlarda daha katastrofik örneklerde ciddi şirket zararlarına hatta yönetim değişikliklerine yol açmaktadır. Bunlara ek olarak ayrıntılı, anlaşılabilir bir analiz dokümanı hazırlanmalıdır. 

Dijital dönüşüm teknolojiyi kullanma şeklini değiştirmek demek değildir, teknolojiyi kullanarak iş yapma şeklini değiştirmek demektir. Bir başka deyişle konu teknoloji meselesi değildir. Konu yönetim ve insan meselesidir. Çalışanlarınızı ve müşterilerinizi dinlemediğiniz, onların aktif olarak sürece katılmadığı bir dijital dönüşüm süreci başarısızlığa mahkum olacaktır. Dijital dönüşüm insan merkezli bir kavramdır ve odağında insan olduğu sürece başarılı olacaktır. Dijital dönüşümle harmanlanmış güçlü bir çalışma yapınız oluşturduğunuz güçlü bir gelecek diliyorum” dedi.

DİJİTAL DÖNÜŞÜMDEKİ KRİTİK NOKTALAR

Dülge, dijital dönüşümdeki önemli noktaları şöyle sıraladı:

-Dijital dönüşümün teknolojiden çok daha fazla insan odaklı bir kültür dönüşümü olduğu ve buna göre planlanması gerektiği bilinmelidir. Konunun psikolojik ve ikna kısmı dönüşümün yüksek bir kısmı olduğu unutulmamalıdır.

-Saha ve iş birimi deneyiminin dijital dönüşüme dahil edilmesi çok önemlidir. İhtiyaç sahibinin bilgi ile donatılması, bilerek taleplerde bulunması ve asıl konuyla ilgili liderlik sorumluluğunu taşıması önemlidir.

-Üst yönetimin odağı ve desteği dijital dönüşüm için önemlidir. Ancak zaman sınırları olacağından hareketle kurulacak bir dijital takımın aktif performansı ve yönlendirmesi ile bu desteğin optimal bir zaman kullanımı ile maksimize edilmesi mümkündür.

-Dijital dönüşüm sadece projelerden ibaret değildir. Aktif pazarlanması, her gün üzerinde çalışılması, fikrin satılması satın alınması, düzeltilmesi, kontrol edilmesi ve süreklilik arz etmesi gerekmektedir.

-Çalışmalar ile ilgili üst düzeyin ve diğer çalışanların aktif iletişim ile bilgilendirilmesi, beklentilerin aktarılması ve gereli tanınma ve ödüllendirme aksiyonlarının alınması gereklidir.

-En önemli madde ise dijital dönüşümün liderliği iş birimlerinde olmalıdır. Üst düzey veya teknoloji birimlerinden bunu beklemek muhtemelen istenen düzeyde başarıyı sağlama konusunda yetersiz kalınmasına yol açacaktır.